Die Welt befindet sich in einem enormen Umbruch. Die Globalisierung schreitet mittlerweile vor allem durch digitale Entwicklungen voran und die globale Vernetzung ist so groß wie nie zuvor. Prozesse, die früher noch Tage in Anspruch nahmen, können im Internet in Sekunden abgewickelt werden. Die neuen Möglichkeiten der digitalen Welt haben eine noch nie dagewesene Beschleunigung in Gang gesetzt. Hier nicht den Anschluss an die hochtechnisierten Prozesse der Gegenwart zu verlieren, stellt eine der größten Herausforderungen für Unternehmen und deren Verwaltung, vor allem in der Industrie und Pharmaindustrie, dar.
Getrennte Abteilungen, ineffiziente Kommunikation, lange Entscheidungswege und große vertikale Hierarchien – diese Konzepte beschreiben die althergebrachten Verwaltungssysteme von Unternehmen, deren Bestandteile gegenwärtig allumfassend hinterfragt werden. Die unternehmensinterne Verwaltung und die Prozesse an die äußeren Gegebenheiten und Anforderungen anzupassen, ist von höchster Priorität. Denn nur so können die Vorteile des globalen digitalen Netzwerkes mit all seinen Entwicklungspotentialen genutzt werden. Bei einem Scheitern dieser Anpassung kann sich dies negativ auf den Unternehmenserfolg auswirken.
Die ganze Welt macht es vor
Um einen ersten Überblick über die notwendigen Anpassungen der Verwaltung zu erhalten, reicht der Blick in den Alltag. Menschen stehen in einem steten und direkten Austausch miteinander. Informationen und Kooperationen finden über Kontinente hinweg und ohne Zeitverzögerung statt. Wir befinden uns in einem Zeitalter der absoluten Direktheit und zeitlich synchronen Kommunikation, was auf die Zusammenarbeit übertragen werden kann.
Die Grundlagen für diese Art der Interaktion innerhalb der Verwaltungsprozesse von global agierenden Pharmaunternehmen zu schaffen, ist das Kernanliegen einer angemessenen Digitalisierungsstrategie. Es geht darum, eine bestmögliche Handlungsagilität durch das Festlegen von systematischen Digitalisierungsstrategien zu etablieren.
Informationen müssen für jeden zu jeder Zeit zugänglich gemacht werden
Die digitale Revolution ist vor allem eines, und zwar eine Phase der absoluten Informationsfülle. Jeden Tag werden 2,5 Quintillionen Bytes an Daten generiert. Insbesondere in der Pharmaindustrie gilt es die großen Mengen an Daten sinnvoll zu nutzen. Hier sind Analyseprogramme vonnöten, die die Daten umfassend analysieren und kategorisieren können. Dies ist allerdings nur der erste Schritt, denn in der Folge geht es darum, diese Informationen oder Open Data so einfach und aktuell den eigenen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen.
Das papierlose Büro ist hier nicht nur Schlagwort, sondern eine Notwendigkeit. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt und ortsungebunden auf die benötigten Informationen zugreifen können. Dies kann durch die Integration von Softwarelösungen und Plattformen bewerkstelligt werden. Konkrete Anwendungen sollen dabei die Vorteile der Digitalisierung für die Mitarbeiter nutzbar machen. Wichtig ist hier vor allem, nicht nur die Verwaltungsprozesse umzugestalten, sondern auch transparentes Verwaltungshandeln und neue Mitgestaltungs- bzw. Beteiligungsprozesse für Mitarbeiter im Unternehmen aufzubauen.
Kernprozesse der Verwaltungsdigitalisierung
Um die Verwaltung zu digitalisieren, müssen eine Vielzahl von Faktoren betrachtet werden. Nur so kann ein effektiveres und effizienteres Agieren von Pharmaunternehmen im Rahmen einer globalen Vernetzung gewährleistet werden. Denn die Verwaltung ist ein umfassender Prozess, der im Zusammenspiel vieler Faktoren und Aspekte in einer einheitlichen und zielgerichteten Digitalisierungsstrategie münden sollte.
- Strategische Ausrichtung: Formulierung und Ausarbeitung eines gemeinsamen Aktionsrahmens mit definierten Zielsetzungen.
- Innovative Verwaltung: Offenheit für neue Ansätze und Ideen.
- Vernetzte Verwaltung: Zur verbesserten Nutzung von Potentialen, müssen Prozesse und Abläufe vernetzet werden.
- Offene Verwaltung: Einbeziehung von Mitarbeitern in Entscheidungsprozesse und Nutzung der Expertisen aus allen Unternehmensbereichen.
- Nutzerzentrierte Verwaltung: Ausrichtung auf die tatsächlichen Praktikalitäten von Arbeitsabläufen.
- Sichere Verwaltung: Verantwortungsvoller Umgang mit Daten und technologische Absicherung gegen Datendiebstahl.
- Datengetriebene Verwaltung: Entscheidungen basieren auf Datenanalyse und Anteilhabe der Mitarbeiter.
- Unternehmensweite IT-Struktur: Einheitliche und vernetzte IT-Infrastruktur mit integrierten Softwarelösungen.
- Unternehmensweite IT-Steuerung: Entscheidungsbefugnisse für die an der Digitalisierung teilhabenden Mitarbeiter.
- Rechtliche Rahmenbedingungen: Anpassung der Digitalisierungsstrategie an rechtliche Rahmenbedingungen und Compliance-Anforderungen.
Zwar kann man auf einzelne Faktoren im Rahmen der Verwaltungsdigitalisierung eingehen, allerdings ist diese nur erfolgsversprechend, wenn sie integrativ und umfassend angegangen wird. Die Schaffung eines adäquaten Rahmens für die Digitalisierung beruht auf einer abteilungsübergreifenden strategischen Gesamtausrichtung, der Installation von hinreichenden IT-Strukturen sowie einer Anpassung an rechtliche Anforderungen.
Digitale Verwaltung mit SharePoint
Die Entwicklung einer digitalen Verwaltungsstrategie befasst sich insbesondere mit dem Einrichten einer Bündelung, Vernetzung und Zugänglichkeit von Informationen. Das Ziel ist es, ein zentrales System aufzubauen, in dem Kooperation und gegenseitige Unterstützung direkt und ad-hoc ermöglicht werden.
Es wird darauf abgezielt, Produkte besser und schneller auf den Markt bringen zu können und so dem stetigen Wandel stets einen Schritt voraus zu sein. Dabei gilt es interne und externe Prozesse sowie Partner zu integrieren und zu vernetzen. Microsofts SharePoint stellt eine softwaregetriebene Lösung für diese Zielsetzung dar.
Microsoft SharePoint ist eine Anwendung, die der direkten Kollaboration von Mitarbeitern dient. Folgende Einsatzszenarien eignen sich insbesondere für die Integration in die SharePoint-Umgebung:
- Zusammenarbeit: Die gemeinsame, digitale Verwaltung von spezifischen Projekten und Aufgaben.
- Soziales Netzwerk: Erstellung eines Netzwerkes in dem persönliche Webseiten, Teamwebseiten, Diskussionsgruppen und Foren oder auch Blogs integriert werden, sozusagen eine Art unternehmensinternes Facebook.
- Intranetportal: Einsatz von SharePoint als Portalplattform, welche die direkte Verknüpfung von Abteilungen und einzelnen Mitarbeitern auf Basis von Website-Funktionen ermöglicht.
- Content Management: Zugangspunkt und Verwaltungswerkzeug von Informationen. Daten können strukturiert abgelegt und zugänglich gemacht werden. Mitarbeiter können gezielt nach Informationen suchen, die durch strukturiert Abläufe und Metadaten leicht auffindbar sind.
- Business-Anwendungen: Unternehmensinterne Projekte und Informationen können strukturiert und gestaltet werden, um im direkten Kundenkontakt als Präsentationsgrundlage zu dienen. In diesem Rahmen funktioniert Share-Point als Marketingtool.
- E-Learning: Interne Weiterbildungen und der Informationsaustausch wird ermöglicht.
- Kollaboration: Industriepartner können Zugang zu vorher definierten Teilbereichen des Systems zugeteilt bekommen und so vorhandene Informationen nutzen.
Microsoft SharePoint dient als Grundlage für die Verknüpfung von Organisations- und Verwaltungsprozessen. In der Nutzung dieser Software wird aufgezeigt, an welchem Ort spezifische Informationen zu finden sind. Weiterhin wird sichtbar, welche Arten der Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern bestehen. Ein erweiterter Informationsaustausch wird möglich, indem Expertise orts- und abteilungsungebunden ausgetauscht werden kann.
Diese Prozesse basieren auf einer vorher definierten Struktur, welche die Navigation innerhalb des Systems vereinfacht und beschleunigt. Teams können gemeinsam an Dokumenten und Projekten arbeiten. Aktualisierungen und Veränderungen von Dokumenten sind hierbei direkt ersichtlich. Dies erleichtert den Austausch und die Zusammenfassung von Wissen und Informationen enorm.
Microsoft SharePoint als softwaregestützte Lösung für die Digitalisierung von Verwaltungsstrukturen in Pharmaunternehmen ist eine gute Grundlage für den Aufbau einer unternehmensweiten IT-Struktur. Wichtig ist es hierbei, die Mitarbeiter entsprechend weiterzubilden, damit diese einen komfortablen und sicheren Umgang innerhalb des Systems erlernen.
Die Digitalisierung ist ein integrativer Prozess
Die besten Softwarelösungen und Digitalisierungsbestreben nützen nur wenig, wenn die Mitarbeiter nicht entsprechend vorbereitet und geschult werden, um diese auch tatsächlich verwenden und einsetzen zu können. Deswegen kann die Digitalisierung der Verwaltung nicht als isoliertes Verfahren betrachtet werden, sondern muss in alle Unternehmensbereiche integriert werden. Eine Einbindung aller Faktoren in die Strategie ist unabdingbar, um in der global vernetzten Welt von heute bestehen zu können und die Herausforderungen der Digitalisierung zu meistern.
Welche Chancen oder auch Risiken sehen Sie in ihrem Unternehmen aktuell aufkommen oder noch auf sich zukommen? Fühlen Sie sich für die Digitalisierung ihrer Verwaltungsstrukturen- und Abläufe gut gerüstet? Nutzen Sie andere Softwarelösungen als Microsoft SharePoint in Ihrem Unternehmen? Ich bin gespannt auf ihre Erfahrungen und Ansichten. Ein angeregter Austausch in den Kommentaren würde mich sehr freuen.
Mit chaotischen Grüßen,
Christof Layher
