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Prioritäten setzen – Effektives Zeitmanagement Teil 2

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Im letzten Beitrag haben ich beschrieben, dass klassische Zeitmanagementsysteme für mich keine große Rolle mehr spielen. Vielmehr vertraue ich einer verschlankten Planung, die geschickt Prioritäten setzt und so mehr Zeit sowie Freiräume für mich schafft. Heute widme ich mich dem Thema “Prioritäten” etwas intensiver.

Warum Prioritäten nicht immer dringlich sind

Prioritäten Check-Liste
Quelle: mary416/Shutterstock.com

Viele von uns stellen Dringlichkeiten und Prioritäten noch immer auf eine Stufe. Das ist verständlich, weil dringliche Angelegenheiten sich immer sehr wirksam unsere Aufmerksamkeit erkämpfen. Da ist heute der 6. Anruf eines weniger interessanten Kunden, der uns im Augenblick viel wichtiger erscheint als das Angebot für unseren besten Kunden, dessen Erstellung seit 2 Tagen überfällig ist. Anhand dieses Beispiels lässt sich im geschäftlichen Bereich recht gut erkennen, welche Aufgabe Priorität haben sollte.

Noch augenfälliger wird die Problematik in unserem privaten Umfeld. Wer etwa Verabredungen mit seinem Arzt immer wieder hinter andere Termine zurückstellt, weil diese zunächst vermeintlich nicht dringlich sind, wird mit einiger wahrscheinlich zu dem Punkt kommen, an dem er ernste gesundheitliche Probleme bekommt. In diesem Moment wird seine Gesundheit dann dringlich und drängt sich in den Vordergrund. Dann aber sind die Folgen der früheren Vernachlässigung schon nicht mehr abzusehen.

Prioritäten richtig setzen

Wenn Prioritäten nicht immer dringlich sind, wie erkenne ich sie dann? Prioritäten haben insgesamt große Bedeutung für mich und meine Ziele. Ihre Wichtigkeit ist eine weitreichende für mein berufliches oder privates Fortkommen und Leben.

Prioritäten lassen sich nicht delegieren wie viele Dinge, die zwar eilig, aber nicht prioritär sind. Wenn Prioritäten aufgrund von vorheriger Nichtbeachtung irgendwann dringlich werden – und das werden sie – dann sind die Folgen einer Versäumnis meist schwerwiegend. Meine Planung zielt also darauf ab, meine Prioritäten zu bewältigen, bevor sie dringlich oder gar versäumt werden.

Was machen mit Aufgaben, die keine Prioritäten sind?

Am besten ist, wenn ich nicht prioritäre Aufgaben delegieren kann. Ist das nicht möglich, sollte ich sie im Block zu einem Zeitpunkt erledigen, der mich nicht in der Erledigung meiner Prioritäten behindert. Zum Beispiel kann ich eine Reihe weniger wichtiger Telefonate hintereinander am Nachmittag erledigen, wenn ich meine prioritären Aufgaben bereits erledigt habe.

Warum Zeitpuffer in meiner Planung so wichtig sind

Es gibt seltene Aufgaben, die unplanbar sowohl dringlich als auch prioritär sind. Sie beanspruchen unsere Aufmerksamkeit zu Recht und sollten unverzüglich erledigt werden. Hat beispielsweise ein Familienmitglied von mir einen Unfall und muss ins Krankenhaus, kann ich meine erforderliche Anwesenheit dort vorher nicht einplanen und muss sofort reagieren können.

Auch kann es vorkommen, dass prioritäre Aufgaben mehr meiner Zeit beanspruchen als vorher von mir eingeplant wurde. Deshalb benötige ich täglich etwa 20-40 % nicht verplanter Zeit. Zeitliche Puffer ersparen mir auch das Gefühl, niemals das geschafft zu haben, was ich mir vorgenommen haben, weil ich auf diese Weise nicht dazu verführt werde, meine Planung zu überlasten.

Auch Auszeit für mich hat Priorität

Wer mehr Zeit für sich selbst und höchstpersönliche Interessen einplanen möchte, der setzt persönliche Auszeiten als Prioriät in seine Planung ein. Diese Zeiten sollten sogar höchste Priorität haben. Hier nämlich lege ich die Grundsteine für meine persönliche Zufriedenheit, meine Gesundheit und für ein befriedigendes Privatleben.

Sie haben also ab sofort prioritäre Termine mit sich selbst.

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