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Von Planung, Pausen und Effektivität – Effektives Zeitmanagement Teil 3

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In den vergangenen Beiträgen habe ich herausgearbeitet, dass Zeitmanagement allein nicht zu mehr Effektivität und Effizienz führt. Im Gegenteil, unter Umständen führt die Planung zu mehr Zeitaufwand ohne erkennbare Vorteile. Die Frage ist also, wie erkennt man konkret eine Planung, die tatsächlich zu mehr Effektivität und so zu Zeitgewinn führt? Ich habe für mich 5 Prinzipien bei meinem Zeitmanagement definiert, die mein Streben nach Effizienz unterstützen.

1. Plane groß, nicht klein!

Stoppuhr mit Manager im ZeitmanagementTägliches Planen beschränkt sich bei mir darauf, feste Termine, wie Besprechungen, Besuche und Telefontermine im Auge zu behalten. Aufgaben plane ich wöchentlich und zum Teil sogar monatlich, nicht auf den Tag genau. Zwar erfasse ich Fristabläufe, aber großzügig mit zeitlichen Vorläufen versehen.

2. Plane zielorientiert, weniger aufgabenorientiert!

Für mich stehen monatliche, quartalsweise und jährliche Ziele im Vordergrund meiner Arbeit. Aufgaben sind dann lediglich Etappen auf dem Weg zum Erreichen eines Ziels. Das hat den Vorteil, das eine Aufgabe, die nicht zu meiner Zufriedenheit erledigt werden kann oder Schwierigkeiten bereitet, nicht das Ziel als solches in Frage stellt. So bleibt auch meine Motivation hoch.

3. Bündele gleichartige Aufgaben in der Planung!

Wenn Aufgaben Werkzeuge sind, um das Ziel zu erreichen, macht die Bündelung dieser Werkzeuge ihre Erledigung wesentlich effizienter. Das menschliche Gehirn verarbeitet ähnliche Aufgaben wesentlich geschmeidiger und effektiver als verschiedene Sachverhalte, bei denen es ständig umschalten muss. Die Stichworte “Telefonblock” und “Besucherblock” sind hier einschlägig.

Bündele ich beispielsweise erforderliche Telefonate hinter einander in einem Block, so ist die Abarbeitung der Telefonate auch dann noch effizient, wenn etwa ein oder zwei meiner potentiellen Gesprächspartner gerade einmal nicht erreichbar sind. Mache ich ein Telefonat und schreiben dann wieder eine E-Mail, um danach erneut zu telefonieren, unterbreche ich den Fluss meiner Arbeiten unnötig. Das kostet Energie und ist ein uneffektives Zeitmanagement.

4. Delegiere und das nach Plan!

Delegieren fällt vielen Menschen schwer. Zu groß ist oft der eigene Perfektionsanspruch, zu unsicher scheinbar das Ergebnis bei der Arbeit durch Dritte. Wer effizient sein will und Zeit für das Wesentliche gewinnen will, kommt aber an der Delegation von Arbeit nicht vorbei.

Delegieren kann in diesem Fall auch in Form eines “Outsourcing” umgesetzt werden. Wichtig ist, dass  ich weniger wichtige Arbeiten, die genauso gut durch Dritte erledigt werden können, nicht mehr selbst auf meinem Schreibtisch habe. Manchmal können Dritte solche Arbeiten sogar schneller und besser bearbeiten.

Niemand kann alles selbst machen! Die Zeit lässt sich nicht beliebig vermehren, sie ist immer die limitierende Komponente. Wer also Zeit für sich gewinnen möchte, kommt selbst mit einer Steigerung der Effizienz nicht zum Ziel, wenn er wachsenden Arbeitsanfall immer allein und selbst bewältigen will.

5. Pausiere regelmäßig nach Plan!

Viele Menschen meinen, sich den vermeintlichen Luxus einer Pause nicht leisten zu können. Paradoxerweise führen gerade Pausen zu mehr Effizienz. Wer regelmäßig in kleinen Einheitenpausiert (5-10 Minuten pro Stunde), kann sich wieder besser konzentrieren und arbeitet danach effektiver. Nur wer größere und kleinere Pausen berücksichtigt, behält den Überblick und bleibt physisch wie psychisch leistungsfähig.

Die heute vielfach verbreitete Neigung zum “Burn-Out” ist auch Folge einer verfehlten Pausenkultur. Deshalb gehören Pausen zu meinem höchstpersönlichen Erfolgskonzept. Sie gehören in meine Planung und mein Zeitmanagement unbedingt hinein.

Ihre Strategie beim Zeitmanagement?

Haben Sie weitere Strategien oder Tipps, wie Sie Zeit sparen und effektiv arbeiten, dann teilen Sie doch Ihre Ansätze in einem Kommentar. Ich bin gespannt und freue mich über Ihre Anregung!

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