Chaos bei Stromleitungen

Warum Zeitmanagement nicht alles ist und entrümpeln gut tut

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Die letzten Jahrzehnte haben viele Zeitmanagement – Systeme kommen und gehen sehen. Ähnliches gilt für die dazu passenden Hilfsmittel, die immer ausgefeilter und umfangreicher wurden. Am Ende sollten dicke DIN 5 Zeitplankalender in der Aktentasche neben dem Smartphone dafür sorgen, dass mehr Zeit für die wesentlichen Dinge übrigbleibt.

Vielleicht geht es Ihnen wie mir: Ich habe die komplexe Zeitplanerei aufgegeben. Ein dünnes Kalenderbuch, das im Wesentlichen mit festen Terminen sowie Wochen- und Quartalszielen arbeitet, sichert meine Zeitplanung ganz hervorragend. Meine Erkenntnis ist, dass das Planen um das Planen mir keine zeitlichen Vorteile verschafft. Ganz im Gegenteil. Daher gestalte ich mein persönliches Zeitmanagement eher intuitiv als überplant.

Zeit ist eine tatsächlich begrenzte Ressource

Manager hält Sanduhr für sein Zeitmanagement
Quelle: merzzie/Shutterstock.com

Gerade für kleinere und mittlere Unternehmer, die meist nicht nur mit der Verwaltung ihres Unternehmens beschäftigt, sondern auch persönlich in das unternehmerische Kerngeschäft eingebunden sind, ist Zeit die primäre Ressource. Sie ist naturgemäß begrenzt und lässt sich nicht vergrößern.

Sucht man also eine zeitliche Balance zwischen Arbeit und Privatleben, will man Zeit für bestimmte wichtige, auch private Dinge freimachen, müssen andere Aufgaben zurückstehen. Mit einer immer genaueren Planung, die ihrerseits sehr viel Zeit von uns fordert, kommt man an dieser Stelle nicht weiter.

Mehr freie Zeit entsteht dabei nicht, eher der Frust darüber, dass trotz exakter Planung wieder alles ganz anders gekommen ist und manches unerledigt geblieben ist. So mancher Betroffene hat angesichts dieser Frustration überhaupt aufgehört zu planen, was allerdings keine wirkliche Lösung ist.

Das Pareto-Prinzip neu entdecken

Wer seine Zeit und Aufgaben beherrschen will, muss radikal umdenken. Weg von der streng planungsorientierten Denke hin zum aufgabenorientierten Arbeiten. Wie bei der Entrümpelung des Kellers Manches einfach wegmuss, gehört auch in der Zeitplanung manche zeitfressende, aber nicht wichtige und effektive Angelegenheit auf den Sperrmüll.

Zeit wird dann frei, wenn man streng nach Prioritäten vorgeht. Das gute alte Pareto-Prinzip, auch 80:20 Regel genannt, erlebt hier seine verdiente Renaissance im Zeitmanagement. Erinnern Sie sich daran? Der Italiener Vilfredo Pareto erkannte früh, dass regelmäßig 20 % unseres Arbeitsaufwandes 80 % unserer Ergebnisse produzieren.

Die restlichen 20 % der Ergebnisse werden also mit 80 % Aufwand erreicht. Das rechnet sich unter dem Strich eigentlich nicht, oder? Dennoch laufen wir immer wieder in diese Falle, weil wir nicht prüfen, welche Arbeiten tatsächlich unseren Erfolg bestimmen.

Entrümpeln Sie Ihre Zeitplanung

Auch wenn das Pareto Prinzip nicht immer in jedem Einzelfall zutrifft, bietet es uns einen guten, ersten Kompass in die richtige Richtung. Es hilft uns dabei, nicht effektive “Zeitfresserprozesse” zu erkennen. Diese kann man vielfach einfach über Bord werfen, ohne dass sich das Ergebnis erheblich ändern würde.

Bei der Prüfung unserer Prozesse müssen wir allerdings konsequent sein. Häufig behindern uns liebgewordene Gewohnheiten und auch die Scheu, Aufgaben zu delegieren, erfolgreich Prioritäten zu setzen. Wie bei der hässlichen Vase im Keller, die nie benutzt wird und einen Teil des begrenzten Stauraumes für sich in Anspruch nimmt. Sie ist ein Geschenk unserer geschätzten Tante Martha und das kann man doch nicht entsorgen…oder?

Man muss bei manchen Zeitfressern sehr hart bleiben, wenn der Sperrmüllwagen um die Ecke biegt. Sentimentale Gewissenbisse und nette Gewohnheiten sind zähe Begleiter, die uns aufhalten können. Haben wir das nicht immer so gemacht? Das gemütliche Lesen der Emails morgens in der wertvollsten Arbeitszeit, ohne dabei Prioritäten zu setzen, darf ohne weiteres auf die Streichliste.

Die lästige, wichtige, aber nicht prioritäre Literatur-Recherche können wir doch nicht unserer Mitarbeiterin aufbürden. Was soll sie von uns denken? Dass wir das nicht können? Das machen wir dann doch wieder lieber selbst, obwohl es ein anderer genauso gut kann und es uns kostbare Prioritätszeit raubt. Weitere behindernde Faktoren sind Perfektionismus und unstrukturiertes Denken.

Gerade jetzt zu Jahresanfang ist Ihre Gelegenheit, die Aufgabenliste auf “Sperrmüllkandidaten” zu untersuchen. Und bleiben Sie konsequent!

Es geht um Prioritäten und Effektivität im Zeitmanagement

Zeitreserven werden dann frei, wenn wir stringent effektiv und prioritätenorientiert arbeiten. Die Umstellung auf dieses Denken und ein entsprechendes Arbeiten kann etwas dauern, denn die Zeitmanagementprogramme der letzten Jahrzehnte haben in unserer Arbeit Ihre Spuren überlassen. Auch müssen wir ein wenig Mühe und auch erneut unsere Zeit in die oben beschriebene, neue Struktur unserer Aufgaben und Ziele investieren. Aber es lohnt sich.

Mehr Zeit in der Praxis

Wir sollten in der täglichen Arbeitsroutine mehr auf die Bedeutung von Aufgaben und deren Anteil am Ergebnis achten, als auf eine minutiös getaktete Zeitplanung. Eine entspannte Wochen- und Quartalsplanung schafft in der Praxis außerdem die täglich benötigten zeitlichen Puffer, um mit aktuellen, nicht verschiebbaren zeitlichen Anforderungen frustfrei umgehen zu können.

Übrigens sollten auch Ihre privaten Prioritäten gleichberechtigt Eingang in Ihre Aufgaben- und Prioritätenplanung finden. Nur so stellen Sie sicher, dass diese tatsächlich realisiert werden können. In meinem nächsten Beitrag werde ich weitere praktische Beispiele und Tipps für das beschriebene Zeitplankonzept geben.

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1 Kommentar
  1. Alexander Plath 4 Monatenzuvor
    Antworten

    Super Christof, genau, weg mit realen und virtuellen Vasen, die nur neuronalen (und tatsächlichen) Platz belegen

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