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Serie Datenintegrität Schritt 6: Der Datenfluss

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In diesem Kapitel werden wir uns mit beweglichen Daten auseinandersetzen. In diesem Schritt wird besonders deutlich, welche Auswirkungen eine schlechte Datenqualität auf Patientensicherheit aber auch für Digitalisierungsprojekte im pharmazeutischen Umfeld (Pharma 4.0) hat. Wir werden uns anschauen, wie Daten zwischen Systemen fließen und uns zwei Tools zur Analyse und Dokumentation anschauen.

Nachdem Sie die Schritte aus diesem Artikel Schritt für Schritt durchgearbeitet haben, werden Sie ein genaues Verständnis davon haben, wie sich Ihre Daten im Prozess bewegen.

30.000 Fuß – Zoom Out: Wo stehen wir mit dem aktuellen Artikel?

In der ersten Phase haben wir uns mit Begrifflichkeiten und Hintergrundfragen auseinandergesetzt. In der zweiten Phase, in der wir uns gerade befinden, analysieren wir unsere eigenen Systeme und stellen fest, welche digitalen Systeme wir haben, wie Daten fließen und damit auch wo unsere Risiken liegen.

Während wir also in der ersten Phase die Legende für unsere Landkarte definiert haben, zeichnen wir jetzt die wichtigen Punkte in der Karte ein. So stellen wir sicher, dass wir nachher in der dritten Phase einen Maßnahmenplan erhalten, der auf uns zugeschnitten ist.

Sollten Sie in die Serie erst jetzt eingestiegen sein, empfehle ich Ihnen zunächst die ersten Artikel durchzuarbeiten, da Sie die Arbeitsergebnisse aus diesen Artikel hierfür benötigen werden.

Alle Artikel der Serie finden Sie auf einen Klick hier:

übersicht serie

Die Daten und der Prozess – Der Schlüssel zur Datenintegrität und der Digitalisierung

In diesem Schritt bringen wir die zuvor gesammelten Informationen schließlich in Kontext. Zuvor haben wir bereits unsere Systeme und Datenpakete angeschaut, diese jedoch nicht in einen größeren Zusammenhang eingebunden. Dies werden wir nun im Anschluss tun.

Meiner Meinung nach hat kein System und kein Wert irgendeine Wertigkeit ohne den Kontext zum Prozess. Ähnlich wie wir vorher bereits geklärt haben, dass die Zahl 5 ohne die Maßeinheit, die Grenzen sowie den Kontext keinerlei Bedeutung für uns hat. Daher stellen wir uns jetzt die Frage, welchen Wert unsere Daten für unsere Prozesse und den Patienten haben. Wenn wir von unserem gerade genannten Beispiel der 5 ausgehen und eine Maßeinheit von kg dahinter stellen, dann ist das im Kontext der maximalen Bodenbelastung einer Schreibtisch-Rollcontainer-Schublade recht uninteressant. Im Kontext der Einwaage für eine pharmazeutische Produktion kann dies jedoch recht Ausschlaggebend sein.

Iterationen – Vom Groben zum Feinen

Auch hier empfehle ich wieder ein iterierendes Vorgehen – Arbeiten Sie sich beginnend vom Prozess in die Tiefe. Auf Ebene der Prozesse verwende ich für die Analysen und Dokumentationen gerne die Turtle-Methode. Halten Sie dabei fest, was jeweils für das Ausführen eines Prozesses benötigt wird und was das Arbeitsergebnis ist. Ich werde mich im Folgenden nun mit der Analyse auf der Ebene der Arbeitspakete, auch Prozess-Schritte oder Operationen genannt, auseinandersetzen.

Diese Phase empfinde ich immer als besonders spannend, da wir hier die “reine Theorie” verlassen und zur “Sache” kommen. 🙂 Während dieser Arbeit empfiehlt es sich einen zusätzlichen Notizblock (gerne auch digital) parat zu haben und dort einen speziellen Bereich anzulegen. Denn oftmals entstehen aus diesem Schritt heraus sehr gute Ideen für eigene Digitalisierungsprojekte, Quick-Wins sowie Verbesserungsvorschläge für den Prozess!

SIPOC-D und BPMN-D – Datenanalyse in pharmazeutischen Prozessen

Die Tools die ich ihnen heute vorstellen möchte sind SIPOC-D und BPMN-D. Beide haben Ihre Vor- und Nachteile und oftmals ist es einfach Geschmacksache, welches der beiden Ihnen besser liegt. Probieren Sie einfach beide aus. Beide Tools sind Weiterentwicklungen aus bestehenden Tools für unsere Zwecke. Auf Details zu den Basis-Tools werde ich hier nicht näher eingehen können, denn ich möchte den Fokus auf die für uns notwendigen Anpassungen legen.

Für beide Vorgehensweisen gilt: Pflegen Sie Ihre Arbeitsergebnisse in das in Schritt 5 erstellte Dateninventar ein. Ergänzen Sie dazu die Spalte “Risiko” sowie die Prozess-IDs in den Spalten der jeweiligen Systeme.

SIPOC-D – Six Sigma auf Abwegen

SIPOC ist ein Tool, dass aus dem Bereich der Prozessanalyse bei Six Sigma kommt. SIPOC steht dabei für die Überschriften der Tabelle

  • Supplier (Lieferant)
  • Input (Zufluss)
  • Process (textuelle Prozessbeschreibung)
  • Output (Arbeitsergebnis)
  • Customer (Kunde)

Das D steht in unserem Fall dann natürlich für Dxxxx <– Bitte ergänzen Sie den für Sie zutreffenden Begriff 🙂

Im ursprünglichen Ansatz werden die Daten nicht erfasst. Wenn Sie die Daten jedoch ergänzen, ist dieses Tool fantastisch für unsere Zwecke geeignet. Sie können dabei in rein elektronischen Prozessen die Daten in der Spalte “Input” und “Output” pflegen oder in gemischten Prozessen für die Daten extra Spalten anlegen.

Hier ein Beispiel: Tabelle

Eine runde Sache wird daraus, wenn Sie das im Schritt 5 begonnene Dateninventar weiter pflegen und auch hier eindeutige IDs verwenden. Durch die Kombination aus Input, Output und Prozessbeschreibung lassen sich sehr gut Lücken aufdecken.

BPMN-D – The holy grail?

BPMN ist gut etablierter Standard zur Prozessdokumentation, bei welcher Arbeitsabläufe in Abhängigkeiten von Funktionen erfasst werden. Im Gegensatz zum klassischen Flussdiagramm werden dabei Funktionen auf sogenannte Swimmlanes verteilt.

Grafik

Die Komponente, die wir in dieser Notation für unsere Daten nutzen, sind sogenannte Messages. Messages werden genutzt, um Informationen zwischen Funktionen zu übertragen. Dies können Menschen, Abteilungen oder eben bei uns Systeme sein.

Wenn Sie jetzt also beginnen, Ihren Prozess zu dokumentieren, dann erstellen Sie für jede beteiligte Funktion eine Rolle und zeichnen Sie den Prozess ein. Wenn Sie die beteiligten Funktionen analysieren und herausfinden, an welchen Stellen Sie Informationen von anderen benötigen, haben Sie bereits Ihre Messages. Grundregel: Immer, wenn die Swimlane gewechselt wird, müssen Informationen fliesen. Auch hier empfehle ich wieder das bestehende Daten-Inventar weiter zu entwickeln.

Fazit

Sie haben jetzt gelernt, wie Ihre Daten durch Ihre Prozesse fließen und die Abläufe mit BPMN-D oder SIPOC-D dokumentiert. Sie haben die Arbeitsergebnisse aus den vorherigen Schritten verfeinert und haben jetzt ein gutes Verständnis Ihrer Daten. Zudem haben Sie vielleicht sogar Ideen für Verbesserungen oder Pharma 4.0 Projekte gesammelt.

Ausblick

Damit sind wir mit der Analysephase soweit durch und beginnen im nächsten Artikel mit der dritten Phase, der Erstellung des Maßnahmenplans, um dann schließlich 100% Klarheit über unseren weiteren Weg zu haben.

Welche Analysemethode gefällt Ihnen besser oder bevorzugen Sie eine ganz andere? Wo sind Sie auf Herausforderungen gestoßen? Kommentieren Sie hier oder kontaktieren sich mich direkt. Ich freue mich auf Ihr Feedback! Um generell auf dem Laufenden im Themenbereich Digitalisierung zu bleiben, melden Sie sich doch bei meinem Newsletter an!

Mit chaotischen Grüßen,
Christof Layher
Der Chaos Experte

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