Excel und Digitalisierung

Excel und Digitalisierung: Freund oder Feind?

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In diesem kurzen Artikel möchte ich gern auf die Bedeutung von Excel im pharmazeutischen Mittelstand eingehen. Was kann Excel für uns tun und wo kann die Software eingesetzt werden?

Excel aus Anwender und Betriebssicht im Mittelstand

In der Vergangenheit habe ich Excel primär unter zwei Aspekten betrachtet. Zum einen als Anwender, um schnell Daten zu korrelieren und auszuwerten und zum anderen als Software in diversen Projekten, in denen Excel immer der Grund für Probleme war.

Dabei hat sich für mich ganz klar herauskristallisiert, dass die Excel-Vorteile für den Anwender, gleichfalls die Nachteilen für die Unternehmens-IT und die –Architektur darstellen. Excel ist überall verfügbar, jeder kennt es und es ist einfach zu bedienen. Das resultiert oft in Schattenanwendungen, die “nur mal schnell” zusammengeschustert werden und oft über Nacht in Unternehmen zur Anwendung kommen.

Excel im regulierten Umfeld

Sehen wir es unter regulierten Aspekten, wird das Problem sogar noch deutlich verschärft. Themen, wie “Nachverfolgbarkeit” und “Unveränderlichkeit” haben in Excel ihre Grenzen. Doch Gott sei Dank, gibt es auch dafür inzwischen Lösungen, auch wenn schick etwas anderes ist. Nicht umsonst ist das Thema “Excel-Validierung” oft ein rotes Tuch.

Es ist ja nicht so, dass jemand Excel als Anwendung nutzt, weil er IT und QA ärgern will. Vielmehr geht es unseren Anwendern darum, ein Problem, dass Sie haben zu lösen, um Ihren Auftrag im Sinne des Unternehmens erfüllen zu können.

Eine unerwartete Reise

Anstatt Excel zu verbieten (was sowieso nicht funktioniert), liegt meiner Meinung nach der Ansatzpunkt, um dieses Problem zu lösen, darin ein sogenanntes “Excel Radar” zu aktivieren. Jede “wichtige” Excel Liste bedeutet entweder, der Prozess wird nicht so gelebt, wie er in den Unternehmensanwendungen modelliert ist, oder die Anwendungen bilden den Prozess nicht ab. So oder so gibt es hier ein Problem, das sowohl unter Betriebssicherheitsaspekten als auch unter Qualitätsaspekten behoben werden muss.

Deswegen beinhaltet mein Standard-Fragenkatalog seit geraumer Zeit die Frage: Welche wichtigen Excel Listen haben Sie? Auf diesem Wege kann ich schnell und treffsichere, Prozesslücken und Anwendungsprobleme finden.

Fazit: Freund oder Feind? Die Antwort ist Ja.

Nutzen Sie das “Excel-Radar”! Insbesondere wenn die Prozesse Ihnen noch neu sind,  kann es Ihnen helfen, schnell die wichtigen Baustellen in den Prozessen und Systemen zu finden. Was sind Ihre Erfahrungen mit Excel-Anwendungen?

Mit chaotischen Grüße,
Christof Layher

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