Die Digitalisierung ist da – Warum sich deutsche Unternehmen wandeln müssen

Alles ist online. Alles vernetzt. Alles digital. Diese Begriffe werden heute inflationär verwendet. Beim Lesen könnte man meinen, dass das digitale Zeitalter schon längst angebrochen ist. Genauso stimmen auch die Experten ein: „Die Digitalisierung ist nicht im Kommen, die Digitalisierung ist schon da.“

Ein Blick auf die deutschen Unternehmen verrät aber ein anderes Bild: veraltete Strukturen, nicht agiles Handeln und wenig Fachwissen über die Digitalbranche. Dabei ist nicht nur die Digitalisierung Mittelstand gemeint, sondern das umfasst auch Konzerne. Viele Unternehmer sind sich in der Außendarstellung aber sicher: „Wir sind für die digitale Ära gerüstet.“ Dass die Selbsteinschätzung und die Fremdbewertung aber meilenweit auseinanderliegen, hat eine aktuelle Umfrage gezeigt.

Der Personaldienstleister Randstad hat sich die Frage gestellt, wie das die Arbeitskräfte selbst einschätzen. Dafür wurden in über 30 Ländern Arbeitnehmer befragt. In Deutschland waren das 400 Befragte aus den unterschiedlichsten Branchen, die im Alter zwischen 18 und 65 Jahren lagen – also sowohl Digital Natives als auch jahrzehntelange Berufstätige. Das Ergebnis ist durchaus ernüchtert. 68 Prozent der Befragten wissen, dass kein Weg an einer digitalen Strategie vorbeigeht. Trotzdem zweifeln 52 Prozent daran, dass ihr Unternehmen für die Digitalisierung gerüstet sei. Diese Ergebnisse bescheren Deutschland einen der letzten Plätze in der Umfrage. 

Bei welchen Themen hinken deutsche Unternehmen ihren internationalen Pendants hinterher? Wir haben uns in einer vierteiligen Serie einzelne Punkte näher angesehen, bei denen sich in den nächsten Jahren unbedingt etwas tun sollte. 

Veraltete Strukturen anpassen 

In der Digitalisierung sind Trends tonangebend. So schnell wie sie geboren wurde, sind sie auch schon wieder irrelevant. Unternehmen, die starre Strukturen haben, können davon nicht profitieren. Sie sind nicht agil und schnell genug, um auf Veränderungen zu reagieren. Das betrifft die verschiedensten Ebenen eines Unternehmens: 

• Die technischen Gegebenheiten müssen unbedingt angepasst werden. Wer mit veralteten und überholten Systemen arbeitet, kann es mit der Konkurrenz nicht aufnehmen. Das kann viele Bereiche betreffen: ein CRM-Tool, die interne Datenbank, die Art und Weise, wie in der Buchhaltung gearbeitet wird etc. Wirft man einen genauen Blick in zahlreiche Unternehmen, ist das Ergebnis erschreckend: statt mit den neuesten und effizientesten Tools am Markt zu arbeiten, existieren oftmals noch Excel-Listen, die mühsam kopiert und angepasst werden. Es sollte selbsterklärend sein, dass moderne Tools keine Schnittstelle zu diesen Listen herstellen können. Von der vielgepredigten Automatisierung in der Digitalisierung ist das meilenweit entfernt. Außerdem muss bedacht werden, dass vieles heute schon auf einem Baukastensystem beruht. Jeder nimmt sich nur das heraus, was für das eigene Unternehmen funktioniert. Das bietet nämlich wesentliche Kostenersparnisse und intern erspart man sich eine aufwendige Personalisierung des jeweiligen Tools. 
• Die personellen Strukturen und Hierarchieebenen müssen überdacht werden. Nicht selten braucht eine einzige Änderung zig-fache Freigaben. In Konzernen ist dieses Problem viel weiterverbreiteter als etwa im Mittelstand, aber auch hier kann es zu unnötigen Zwischenschritten kommen. Was die Digitalisierung fordert: mündige Mitarbeiter, die die Risiken und Chancen neuer Trends für ihre Aufgabenbereich kompetent einschätzen können und Vorgesetzte, die Vertrauen in ihre Belegschaft haben, dass sie auf Trends auch angemessen reagieren. 
• Das Setzen falscher Prioritäten führt dazu, dass für Veränderungen so gut wie kein Budget bereitsteht. Die Digitalisierung wird gerne mit dem freien und jedem zugänglichen Internet gleichgesetzt. Der Zugang ist kostenlos und viele gratis Anwendungen stehen dort zur Verfügung, wieso sollte man also für Anpassungen in diesem Bereich viel Budget in die Hand nehmen? Ein Trugschluss, der schnell zum Nachteil werden kann.

Bei den drei angesprochenen Punkten handelt es sich um Prozesse, die nicht von heute auf morgen erfolgen können. Das Ganze braucht Zeit. Zeit, die in der Aufholjagd der Digitalisierung Gold wert ist. Daher sollte man lieber heute als morgen mit der Umsetzung beginnen. 

Mitarbeiter auf die Digitalisierung vorbereiten 

Die Digitalisierungsfalle ist nicht zu unterschätzen! Genauso wie die Digitalisierung nämlich Chancen für gut vorbereitete Unternehmen bietet, birgt sie auch einiges an Risiken und Gefahren. Die Konkurrenz ist bekanntlich immer einen Schritt voraus und wer es verabsäumt sein Unternehmen in das digitale Zeitalter zu führen, hat die noch nicht einmal begonnene Aufholjagd bereits verloren. 

Eine Schlüsselfunktion erfüllt dabei das eigene Personal. Einerseits muss das Know-How im eigenen Unternehmen liegen und sollte nicht notdürftig über gelegentliche Beraterleistung eingekauft werden, andererseits muss dieses Wissen von den Experten auch weitergegeben werden. Natürlich fordert niemand, dass die ganze Belegschaft zu digitalen Profis wird, aber ein gewisses Maß an Grundverständnis sollte gegeben sein. In vielen Firmen scheitert es aber bereits an dem Wollen: alteingesessene Arbeitnehmer sträuben sich gegen technische Veränderungen, neue Tools und innovative Ideen. In den meisten Fällen ist es die Angst vor dem Ungewissen.  

Dass sich Personen gegen das Medium Internet und die Verwaltung von E-Mails sträuben, kommt leider noch immer vor. Man mag es nicht glauben, aber manche Führungskräfte lassen sich noch jede einzelne E-Mail von ihren Assistentinnen ausdrucken, um sie dann zu lesen. 

In solchen gravierenden Fällen hilft es nicht nur, einen langen Vortrag über die Chancen dieses Umbruchs zu halten, sondern die Mitarbeiter selbst müssen erfahren, welche Vorteile es bringen kann. Diese Überzeugungsarbeit wird in konservativeren Abteilungen nicht ohne Investition in Teamtrainings und Workshops gehen. 

Gefragt ist hier aber auch die Personal- bzw. Human-Resources-Abteilung. Sie sind es, die die Auswahl neuer Mitarbeiter übernehmen. Es ist wichtig, dass sie ein Gespür entwickeln, ob sich ein Kandidat den digitalen Herausforderungen stellen kann. In der Präsentation des Unternehmens sollte mit dem potentiellen neuen Mitarbeiter auch dieses Thema angesprochen werden.

Welche Rolle das Management spielt 

Zu guter Letzt lastet auch auf dem Management eine große Last. Im ersten Schritt ist es wichtig, dass die Führungsebene die Wichtigkeit der Digitalisierung versteht und so die Priorisierung richtig setzt. Nicht selten kommt es vor, dass Arbeitnehmer gute Ideen und Konzepte haben, diese aber „weg-priorisiert“ werden.

Mit dem Argument andere Themen wären wichtiger, wird es immer weiter zurückgeschoben. Man könnte also in diesem Falle sagen „Digitalisierung adé“. Im zweiten Schritt muss die Führungsarbeit auch im Hinblick auf die Digitalisierung passieren. Themen müssen verteilt werden und ein Zeitplan im Hinterkopf behalten werden. Die Verantwortung, ein Team erfolgreich auf die Beine zu stellen und die Ressourcen im Überblick zu behalten, liegt immerhin in der Verantwortung der Chefs. 

Wie sieht es in Ihrem Team aus? Sind Ihre Mitarbeiter für die Digitalisierung gewappnet?