Heute möchte ich Ihnen gern eine Methode vorstellen, die in meinem Arbeitsalltag oft zur Anwendung kommt und welche ich sehr hilfreich finde: Die Turtle-Methode!
Ein Unternehmen setzt sich aus einer Vielzahl von Faktoren und Abläufen zusammen. Als generelle Grundlage können wir folgende Aussage annehmen: Arbeitskräfte erreichen in Prozessabläufen mit Hilfe von Soft- und Hardware bestimmte Ergebnisse. Die Qualität der Ergebnisse und wie effektiv bzw. effizient diese erreicht werden, hängt in großem Maße vom Aufbau und Ablauf der Prozesse ab. Es gilt also die Frage zu klären, wie man den Weg von der Idee bis hin zum finalen Ergebnis möglichst kosten- und zeitsparend gestaltet, bei gleichzeitiger Einhaltung der vorgegebenen Qualitätsanforderungen.
Darüber kann die Analyse der Prozesse mit Hilfe der Turtle-Methode Einblicke verschaffen.
Was ist die Turtle-Methode und wofür wird sie genutzt?
Das Ziel einer jeden Prozessanalyse ist immer die genaue Dokumentation der jeweiligen Abläufe innerhalb der betrachteten Prozesse. Diese Analyse kann auf unterschiedlichste Weise geschehen. In der Praxis hat sich für mich dabei die Turtle-Methode sehr bewährt. Diese fasst nämlich in klarer und verständlicher Art und Weise die wichtigsten Aspekte zusammen und kann zudem eine wichtige Basis für das Risikomanagement darstellen.
Doch auch im Rahmen der Kunden- sowie Mitarbeiterorientierung und der kontinuierlichen Verbesserung innerhalb des Unternehmens kann die Turtle-Methode angewendet werden. Hier bildet sie die Grundlage für die Analyse und Verbesserung von Abläufen, wodurch wiederrum Risiken und Komplexitäten von Prozessen abgebaut werden können.
Außerdem können, basierend auf dem Turtle-Modell, Überschneidungen und Zusammenhänge von Arbeitsbereichen und Abläufen aufgezeigt werden. Somit wird eine höhere Transparenz bewirkt, welche Schwachstellen innerhalb der Prozesse aufzeigen kann. Lösungsansätze sind dadurch schneller auffindbar und umsetzbar und es kann eine bestmögliche Prozessoptimierung erreicht werden.
Um die Prozesse verständlich darzustellen, werden diese graphisch in Form einer Schildkröte („Turtle“) aufbereitet. Die Grundelemente einer solchen Turtle-Grafik sind der Prozess-Input und Output, die Ziele und Ressourcen, beteiligte Arbeitskräfte, Kennzahlen und die jeweiligen Methoden. Der Kopf und Schwanz der Schildkröte bilden den Input und Output des Prozesses ab. Die Beine stellen die notwendigen Ressourcen und Steuerungsinstrumente dar, die zur Zielerreichung benötigt werden.
Wie ist der Ablauf?
Die grundlegende Frage, die die Turtle-Methode beantwortet, lautet: Was ist zu tun, um ein bestimmtes Ergebnis oder Resultat zu erreichen? Ausgehend von einem Prozess-Input soll ein Prozess-Output realisiert werden. Neben dem Input spielen zusätzliche Aspekte für den Ablauf und den Erfolg des Prozesses eine Rolle.
- Ressourcen: Die zur Verfügung stehenden Ressourcen sind hier zunächst immanent wichtig und beantworten die Frage „womit“ der Prozess durchgeführt werden kann.
- Beteiligte: Wer nimmt Teil an den verschiedenen Aspekten des Prozesses und wer trägt die Verantwortung für die Durchführung.
- Ziele und Kennzahlen: Warum wird der Prozess durchgeführt und wie wird der tatsächliche Erfolg gemessen.
- Methoden: Wie wird der Prozess umgesetzt. Welche Verfahren und Anweisungen werden zur Zielerreichung verwendet.
- Einordnung der Prozessebene: Welche Prozesse und Inputs gehen dem aktuellen Prozess voraus und welche weiterführenden Prozesse greifen den Output des Prozesses auf.
Die Nutzung der Turtle-Methode beruht auf der Betrachtung verschiedener Faktoren, die sich je nach Komplexität und Umfang des zu untersuchenden Prozesses unterscheiden. Der Zweck der Analyse ist hierbei entscheidend für die Auswahl der Faktoren. Einzelne Prozessvariablen untergliedern sich wie folgt:
1. Der Input des Prozesses
Um den aktuell betrachteten Prozess genauer analysieren zu können, bedarf es eines Inputs. Es wird eine vorangegangene Information oder Erkenntnis benötigt, die die Notwendigkeit des Prozesses bedingt. Zudem kann der Prozess alleinstehend sein oder aber auf der Weiterverarbeitung einer Information bzw. Ergebnisses aus einem vorlaufenden Prozess beruhen.
- Was genau soll getan werden?
- Was wird benötigt, um den Prozess zu starten?
- Was sind die spezifischen Anforderungen – extern oder intern?
- Vorhandene Informationen, Komponenten und Produkte
2. Das Ziel des Prozesses
Abläufe und Aufgaben in Unternehmen dienen nicht dem reinen Selbstzweck, sondern zielen auf das Erreichen eines bestimmten Zustandes ab (Kundenzufriedenheit, Kostenersparnis, Mitarbeiterbefinden, Zeitersparnis, uvm.). Hier wird also festgelegt, welche Absicht die Ausführung des aktuell betrachteten Prozesses hat.
3. Arbeitsmittel des Prozesses
Um die gewünschten Prozessergebnisse zu realisieren, bedarf es einer zielgerichteten Analyse der erforderlichen Ressourcen. Diese können in Infrastruktur, also die Ausstattung mit den notwendigen Werkzeugen und Programmen sowie die Arbeitsumgebung (Ausgestaltung der Arbeitsplätze) unterschieden werden.
4. Kennzahlen des Prozesses
Um die Prozess- und Produktleistung messbar zu machen, ist die Identifikation von relevanten Leistungsindikatoren unverzichtbar. Ohne diese ist eine Überwachung des tatsächlichen Erfolges nicht realisierbar. Kundenzufriedenheit und die Erfüllung der von Kunden gestellten Erwartungen können hier die zu messenden Werte sein. Die verwendeten Kennzahlen müssen hierbei in der Lage sein, die Effektivität und Effizienz zu bewerten.
5. Personal des Prozesses
Zunächst ist es wichtig, die Verantwortung für den Prozess festzulegen. Ein Prozess sollte immer der Verantwortung einer Person oder einer Personengruppe zuzuordnen sein. Darüber hinaus gilt es, alle an diesem Prozess Beteiligten zu identifizieren und zu evaluieren in wie weit sie den Kompetenzanforderungen entsprechen, um sie bestmöglich einsetzen zu können. Hierbei ist es wichtig, genau zu klären, welches Wissen für die optimale Prozessbewältigung notwendig ist.
6. Informationen des Prozesses
Die Distribution von Informationen soll so effizient wie möglich ablaufen, um eine fortlaufende Reproduzierbarkeit der Abläufe zu gewährleisten. Welche Informationen hier von größter Bedeutung sind und wie sie dem Personal am leichtesten zugänglich gemacht werden können, gilt es zu beantworten. Eine praktische Darstellungsform für diese Informationen zu finden, ist ebenfalls von großer Bedeutung. Checklisten, Infografiken, Diagramme o.ä. können hier vielversprechende Optionen der Visualisierung darstellen.
7. Risiken des Prozesses
Welche Faktoren können den reibungslosen Ablauf des Prozesses beeinträchtigen? Dieser Frage gilt es fortlaufend Beachtung zu schenken, um auf etwaige Störgrößen eingehen zu können und diese zu minimieren. Plan B war schon oft der Retter in der Not. Diesen schon im Vorfeld zu erarbeiten und im Notfall einfach implementieren zu können, erspart viele Kopfschmerzen und stellt sicher, dass Prozesse auch an unvorhergesehene Störfaktoren und Risiken spontan angepasst werden können.
8. Output des Prozesses
Das Resultat des Prozesses wird definiert und es wird festgelegt, was dieses Ergebnis auf jeden Fall darstellen soll. Je nach Prozess kann dies eine Dienstleistung, ein Produkt oder eine Information sein. Dieses Ergebnis kann dann dem Kunden präsentiert werden oder aber als Input für einen weiterführenden Prozess dienen, der dann auch wieder im Rahmen der Turtle-Methode analysiert und dargestellt werden kann.
Fazit
Die Turtle-Methode stellt eine systematische Analyse von Prozessfaktoren dar, die im Zusammenspiel den gesamten Prozessablauf abbilden. Die Einteilung in einzelne Bereiche der Analysefelder macht die Bewertung der jeweiligen Komponenten einfacher und zugänglicher. Dies ermöglicht eine erhöhte Transparenz der Prozessabläufe und eine fokussierte Eingriffsmöglichkeit in die zu optimierenden Teilbereiche. Somit kann eine erhöhte Effizienz und Effektivität der einzelnen Aspekte erreicht werden, die den Erfolg des gesamten Prozesses positiv zu unterstützen vermag. Wird dies auf alle Prozessabläufe eines Unternehmens angewendet, ergibt sich ein sich synergetisch unterstützendes Gesamtgefüge.
Mit chaotischen Grüßen,
Christof Layher
