alte Apotheke

Wie Selbstbedienungs-Portale durch Automatisierung der IT verbessert werden können

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Im Jahr 2016 erhielt ich den Auftrag eines mittelständischen Pharmaunternehmens zur Automatisierung der IT, und zwar mit einem komplett von mir organsierten Team. Nach Analyse der vorhandenen IT sowie der Bedürfnisse des Kunden, erstellte ich einen Plan, welche Technologie und Systeme sinnvoll sein würden und was wir dafür benötigen. Auf der Liste standen:

– ein Programm, welches auf dem Server läuft und von dem zentral Infos über alle verbundenen PCs, Server abgerufen und gesteuert werden können, einführen. Das System sollte mind. diese Module enthalten:

  • Modul, mit welchem Updates, Software und Patches auf alle Geräte verteilt werden und Konfigurationen erfolgen können
  • Modul, welches die Server und PCs überwacht und bei welchem Statusmeldungen, Fehler, etc. zentral eingehen
  • Modul, von dem aus nach ITIL-Prinzip Tasks, wie „Passwort vergessen“ erledigt werden oder Aufgaben weitergeleitet werden können
  • Ein Tool/Konsole, um Tasks zu automatisieren. Dadurch können Sachen, wie „Benutzer hat Passwort vergessen“ leicht abgebildet und somit automatisiert werden
  • Modul, welches alle Virtuelle Maschinen steuert, ausrollt, usw..

– Anpassung der Virtualisierungssoftware auf eine, die zu dem übergeordneten Programm passt

– Überarbeitung der Telefonstruktur.

Die Abstimmung mit dem Kunden ist das wichtigste im Prozess

am PC die Automatisierung planen

Alle Schritte sowie neuen Systemimplementierungen wurden mit dem Kunden ausführlich diskutiert, die notwendigen Schritte und Veränderungen dargelegt sowie die Vorteile aufgezeigt.

Dabei kristallisierte sich heraus, dass es besonders wichtig war, den Fokus hier auf die Implementierung von Selbstbedienungs-Portalen zu legen. Meine Empfehlung lautete daher mit einigen wenigen Portalen für

– die Pflege von Benutzerattributen

– das selbstständige On und Offboarden von Benutzern  zu starten.

Weitere Dienste für Software-Selbstbedienungsservices wurden dann im Laufe der Zeit eingeführt. Darunter Selbstbedienungs-Portale für die HR-Abteilung sowie für die Delegation der Verwaltung von virtuellen Maschinen an die Fachabteilungen. Außerdem wurde ein Company App Store mit Anwendungen, wie Visio und Project aufgebaut.

Mein Expertenteam für eine schnelle und effiziente Umsetzung

Ich stellte zunächst ein Experten-Team für die einzelnen Aufgaben zusammen und sorgte dafür, dass jedes Team die Information über das Projekt erhält, die es braucht. Dann ging es an die Umsetzung der Automatisierung.

Zunächst wurden die neue Helpdesk-Lösung in Betrieb genommen , dann wurden Monitoring und Softwareverwaltung (im lesenden Modus) integriert, um damit Informationen über den laufenden Betrieb zu sammeln. So erhielten wir Messwerte, die gleichzeitig als Vergleichsbasis genutzt werden konnten.

Als nächstes wurde das Tool, welches es ermöglicht Tasks zu automatisieren (hier: Orchestator) integriert. Damit konnten erste administrative Aufgaben automatisiert werden und es konnten die ersten Selbstbedienungs-Portale angeboten werden.

Danach integrierten wir eine Software-Verteilung sowie das Patch Management. Schließlich wurden alle neuen und alten Komponenten zu einer einheitlichen virtuellen Infrastruktur zusammen geführt. Nach dem wir das neue IT-Betriebs-System eingeführt hatten, ging es natürlich darum, auch zu prüfen, welche Verbesserungen unsere Arbeit mit sich gebracht hat.

Beschleunigung der Prozess durch Automatisierung

Am herausragendensten war die Beschleunigung des Prozesses, welcher neue Benutzer registriert. Dieser konnte von zuvor 7-14 Tage auf wenige Stunden reduziert werden.

Außerdem konnte durch die deutlich verkürzte Lösungszeit von Anfragen, dass „Standing“ der IT im Unternehmen verbessert werden. Durch die Überwachung der Lizenzen konnten 7% Kosten eingespart und durch die Reorganisation der Telekommunikation konnten die Telefonkosten auf 30% reduziert werden.

Wollen Sie mehr Details zu diesem Projekt erfahren oder haben Sie Fragen dazu, hinterlassen Sie mir gern einen Kommentar oder nehmen Sie Kontakt mit mir auf!

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