Mann auf Dach von Großstadt

„Reduced to the Max“ – IT Entchaotisierung mit System

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Wenn Sie sich selbstständig machen, werde Sie plötzlich mit vielen Themen konfrontiert, die oft wenig mit ihrem Kerngeschäft zu tun haben, wie zum Beispiel Buchhaltung, Personal, Recht oder IT.

Entchaosierung in der IT
Quelle: Leremy/Shutterstock.com

Ich habe mit meinem Unternehmen das Glück, dass eine dieser Baustellen mein Kerngeschäft ist: Die IT. Deshalb funktioniert diese, trotz überschaubarer Kosten, auch reibungslos. Wen Sie jetzt denken, dass ist so, weil ich alles rund um die Unternehmens-IT selber machen kann, dann muss ich Ihnen sagen, dies ist nicht so!

Mein Unternehmen profitiert davon, dass ich genau weiß, welche Komponenten man wirklich braucht, um eine schnelle, sichere und zuverlässige IT aufzubauen. Das wichtigste dabei ist es, darauf zu achten, keine komplexe Infrastruktur zu erstellen, sondern eine systematisch aufgebaute, übersichtliche IT-Landschaft, die effektiv ist und effizient arbeitet. Darauf möchte ich Ihnen in diesem Blogbeitrag etwas näher eingehen.

Die meisten Unternehmen, die sich selbst um Ihre IT kümmern, mal den Rat eines IT-affinen Freundes befolgen, mal eine Software auf Empfehlung installieren, dann wieder mit einem IT-Dienstleister zusammenarbeiten, haben nicht das Problem, dass sie zu wenig IT-Systeme haben.

Stattdessen besteht das Problem eher darin, dass sie oft zu viel davon haben und dann fällt es natürlich schwer, alle Komponenten im Auge zu behalten, sicher zu stellen, dass alle auf dem neuesten Stand sind, dass sich die verschiedenen Komponenten nicht gegenseitig behindern und dass es keine Sicherheitslücken gibt.

Genau dieser Problematik widmen sich die Produkte von O.O.C.A Dahinter verbirgt sich keine magische Formel, sondern drei einfache Säulen.

Die drei Säulen der IT

1. Der IT- Betrieb

Diese Säule umfasst das Zusammenstellen von geeigneter Hard- und Software, so dass Sie in der Lage sind die Arbeit aufzunehmen. Das heißt genau zu analysieren, was Sie wirklich brauchen und was nicht, Komponenten auf einander abzustimmen und schließlich ein stimmiges IT-Fundament zu schaffen.

a) Die komplette Hardware, die Sie für Ihre Arbeit benötigen: Server, Computer, Monitore Laptops, Tablets, Smartphones, Drucker, Scanner – Sie selbst wissen am besten, welchen Endgeräten Sie zum Arbeiten benötigen.

b) Die Software, die Sie für Ihre Arbeit benötigen: Text- und Datenverarbeitungsprogramme, Internetbrowser, CRM-Systeme, spezifische Grafikprogramme – Eben alles was Ihre Mitarbeiter im täglichen Geschäft an Programmen benötigen.

c) Der PC- und Serverbetrieb: Dazu zählen Updates, neue Programmversionen bzw. Ersatzprogramme – Stellen Sie sicher, dass Ihre Software immer auf dem neuesten Stand ist und notwendige Systemänderungen gleich erkannt und berücksichtigt werden.

2. Die Sicherheit

Diese Säule beinhaltet alle Maßnahmen, die dafür sorgen, dass Ihre IT sicher vor Fremdzugriff ist und alle Daten sicher vor Beschädigung, Diebstahl oder Verlust sind.

a) Datensicherung in Form von Backup- und Restore-Lösungen: Diese sorgen dafür, dass Sie im Falle eines Datenverlustes all Ihre Geschäftsdaten wiederherstellen können, sensible Informationen nicht verloren gehen und zeitnah zu Ihrer Arbeitsroutine zurückkehren können.

b) Schutz vor Spam, Viren und Trojanern: Angriffe von außen nehmen permanent zu, Schädlinge werden permanent weiterentwickelt und sie können Ihr gesamtes System lahmlegen. Deshalb sollten Sie Vorsorge treffen, Server und Netzwerke bereits an den Außenstellen schützen und konsequent für einen soliden Schutz auf jedem Gerät sorgen – vom Laptop bis zum Smartphone!

c) Passwortsicherheit: Mittarbeiter müssen sich oft eine Menge Passwörter, nicht nur auf Arbeit, sondern auch Privat merken. Werden daher einfache Zeichenfolgen, Geburtstage, etc. oder immer dieselben Passwörter vergeben, führt dies zu einem Sicherheitsrisiko. Passwörter lassen sich optimal mit Single Sign-on Lösungen zentral verwalten, entlasten Ihre Mitarbeiter und sorgen für mehr Sicherheit.

3. Die Kommunikation

Diese Säule vereint alle Maßnahmen, die eine reibungslose Kommunikation innerhalb des Unternehmens aber auch mit Kunden und Partnern sicherstellen. Dazu zählen zentrale, zuverlässige Lösungen für Ihre E-Mails, Kontakte, Nachrichten, Kalendereinträge, Daten und Termine. Außerdem sollten Sie sich eine zuverlässige Cloudlösung für Ihre Daten zulegen. Damit ist die Teamarbeit um einiges leichter, denn Daten werden zeitaktuell synchronisiert.

Solide Basis von Anfang an

Ich hoffe, dass Ihnen diese drei Bereiche bereits vertraut sind! Denn sie bieten eine solide Basis für alle IT-Belange um von Anfang an richtig durchzustarten. Das gilt branchenübergreifend für alle Unternehmen. Wenn diese Basis-IT-Infrastruktur steht, können Sie alle Anwendungen, die Sie für Ihre Arbeit verwenden möchten, systematisch implementieren (lassen).

Wichtig ist es am Anfang eine solide und zuverlässige Basis zu schaffen. Sollten Sie dabei Hilfe brauchen, können Sie sich gerne an mich wenden!

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