Um die Umstellung auf ein papierloses Büro zu realisieren, führt kein Weg an der Digitalisierung vorbei. Vor allem ist die elektronische Rechnungslegung im Zuge der Digitalisierung im Mittelstand ein kleiner Schritt mit großer Wirkung, denn daraus resultieren effiziente und schlanke Prozesse sowie Sicherheit, Zuverlässigkeit und Rückverfolgbarkeit.
Optimiertes Rechnungsmanagement und schnellerer Rechnungsversand durch ein papierloses Büro
Mit der Generierung eines eigenen Workflows durch sichere automatisierte Rechnungslegung bleiben alle Schritte von der Rechnungslegung bis zum Versand und dem Erhalt nachvollziehbar und übersichtlich. Zudem erhöht die beschleunigte Rechnungslegung die Liquidität, denn Rechnungen, Zahlungserinnerungen sowie Mahnbescheide werden automatisch und vor allem pünktlich zugestellt. Dabei ist mit pünktlichen Geldbeträgen zu rechnen und das Risiko für Störungen im Zahlungsgeschehen oder für Zahlungsausfälle wird verringert.
Kosteneinsparung und reduzierter Energie- und Papierverbrauch
Mit einem digitalen Büro senken Sie durch Kostenersparnisse bei Porto-, Druck- und Materialkosten Ihre Prozesskosten bis zu 80 %. Dabei sparen Sie ebenso unnötige Archiv-, Lagerhaltungs- und Beschaffungskosten. Durch die energieeffiziente und ressourcenschonende Rechnungslegung schützen Sie außerdem die Umwelt.
Verbesserte Transparenz, Fehlervermeidung und Senkung der Administrationskosten
Vor allem gestalten Sie in einem digitalen Büro mit umweltfreundlichen und modernen Lösungen Ihre Rechnungsvorgänge transparenter. Damit zeigen Sie gegenüber Ihren Kunden Verantwortungsbewusstsein und Vertrauenswürdigkeit. Mithilfe einer übersichtlichen, automatischen Dokumentation aller Ein- und Ausgänge behalten Sie alle Transaktionen im Blick.
Bei direkter Zuweisung zu einem Projekt oder Kunden lässt sich hierbei noch effizienter arbeiten. Mit spezieller Software wie beispielsweise E-Billing erfolgen automatisch eine rechtskonforme Rechnungsstellung und eine rechtssichere Archivierung nach deutschen Sicherheitsvorschriften und anerkanntem EU-weitem Standard. Damit werden formale Fehler vermieden. Einen übersichtlichen E-Billing-Leitfaden erhalten Sie zum Beispiel bei TecArt [Link: https://blog.tecart.de/e-billing-herausforderungen-bei-der-projektumsetzung-1-technische-planung/]
Supply Chain Management und verbesserte Geschäftsbeziehungen
Prozesskosten können vor allem im produzierenden Gewerbe durch ein Supply Chain Management über alle Prozesse gesenkt werden. Dabei hilft es immens, wenn feste Standards für Auftrags-, Bestell- und Rechnungsformulare erarbeitet werden, damit eine Integration möglich ist. Digitale Rechnungen verlangen auch andere Lieferanten oder Kunden, die selbst schon automatisierte Rechnungsprozesse nutzen. Auf Grundlage des digitalen Wandels ist somit auch eine bessere Zusammenarbeit möglich.
Was halten Sie von einem digitalen Büro? Sehen Sie bei der Umstellung eventuelle Schwierigkeiten oder meinen Sie, dass die Umstellung reibungslos verläuft? Ich freue mich schon auf eine rege Diskussion mit Ihnen.
