PROP Plan – Ein Tool zur Planung in dynamischen Umgebungen

Ich stelle regelmäßig fest, dass viele klassischen Tools nicht mehr funktionieren. Was dann dazu führt, dass diese Tools, wie zum Beispiel das Projekt Management keine Ergebnisse mehr liefern, oder nur noch schlechte Qualität. Im Fall von Projekt Tools kann es sogar dazu führen, dass Unternehmen nur noch mit Planen beschäftigt sind und gar nicht mehr in die Umsetzung kommen.

Ursachen dafür gibt es viele, die Beiden größten sind:

1. Der Weg zum Ziel ist unklar. Zum Start kann gar nicht definiert werden, wie wir zum Ziel kommen.
2. Die Umgebung ändert sich, während wir auf dem Weg sind.

Ein gutes und handliches Tool um in dynamischen Projekten zu agieren und auf Kurs zu bleiben ist dabei PROP.

PROP ermöglicht es uns zum einen ein Projekt schnell zu starten, zum anderen alle Beteiligten gut zu informieren und zu guter Letzt auch noch auf Kurs zu bleiben, vor allem, wenn wir den Weg zum Ziel nicht kennen.

Ein einfacher Projektplan mit PROP

Um einen PROP Plan zu erstellen schnappt euch ein leeres Blatt oder in größer ein Brownpaper oder White Board und legt los. Ich weiß, es geht auch mit Word, OneNote, etc. ich persönlich bevorzuge Papier am Anfang zum Kritzeln und Skizzieren.

Schnappt euch das Gesamte Team, das Beteiligt sein soll – nicht die Manager, sondern die die es Umsetzen sollen!

Das kann dann So aussehen:

Nachdem du festgelegt hast, was dein Ziel ist, Wann die Mission ein Erfolg und wann Sie ein Fehlschlag ist legst Du los.

Du fängst links oben an deine Prioritäten zu beschrieben.

• Was sind die Prioritäten, die Deine Mission / Dein Projekt treiben.

Dann beschreibst du die Realität also die Umgebung.

• Was sind die Grundwahrheiten, Rahmenparameter, Einschränkungen und Grenzen, mit denen Du konfrontiert wirst und welche Auswirkungen haben Sie auf Deine Optionen

Jetzt beschreiben wir unsere Optionen, also die möglichen Wege, die wir nehmen können, um uns unserem Ziel zu nähern.

• Welche Optionen, Wege gibt es. Hier ist Team-Effort gefragt. Liste alles!
• Nutze CARVER, wenn Du unterschiedliche Optionen abwägen musst.

Der Pfad, beschreibe den Weg / den Ansatz, den du nutzt um dich deinem Ziel zu nähern.

• Welches ist der beste Weg nach vorn und für welchen Plan hast du dich entschieden.
• Solltest Du mehr Details brauchen komme nicht in Versuchung einen klassischen Projektplan zu erstellen. Nutze stattdessen zum Beispiel LADEF.

Failing, Forward Fast

Und jetzt heißt es ins Handeln kommen.

Ab jetzt folgen nutzen wir 3F – Failing forward fast 😊

Bedeutet: Wir gehen einen Schritt und prüfen dann, ob uns der Schritt unserem Ziel näher gebracht hat.

Wenn ja, gehe den nächsten Schritt.

Wenn nein, prüfen wir warum nicht. stimmen unsere Prios und Realitäten? Dann wählen wir den nächsten Schritt.

Das wichtige dabei ist kleine Schritte zu wählen, so dass es kein „Weltuntergang“ ist, wenn ein Schritt in die falsche Richtung gegangen ist.

Fazit: Wenn du den Weg nicht kennst, fang an zu laufen

In komplexen Projekten und Umgebungen ist es oft unmöglich den Weg zum Ziel bereits von Beginn an zu skizzieren. Deswegen ist es kontraproduktiv das zu versuchen und wichtiger in Bewegung zu kommen.

Voranging ist es einen Ansatz zu finden, mit dem wir vorwärts „stolpern“ können und dabei auf Kurs bleiben.

Mit chaotischen Grüßen

Christof