Weniger Meeting-Müll, mehr Wirkung: Wie Digitalisierung endlich Ressourcen freisetzt

Im Februar 2017 wurden wir von einem mittelständischen Unternehmen aus der Pharmabranche beauftragt, bestehende Prozesse zu analysieren und eine Strategie zu entwickeln, die es erlaubt, die bestehenden Ressourcen aktiv im Vertrieb zu bündeln anstatt sie nur für den regulären Betrieb zu nutzen.

Analyse der Ist-Situation – Gespräche mit allen Beteiligten sind wichtig

Im ersten Schritt analysierte ich zunächst einmal die bestehenden Prozesse im Bereich Vertrieb und Organisation und nahm die Ist-Situation genauer unter die Lupe. Ich sprach mit der Geschäftsführung und den leitenden Vertrieblern, sowie mit dem Backoffice um mir ein gutes Gesamtbild zu verschaffen. Auf Basis dieser Arbeit konnte ich diejenigen Prozesse identifizieren, welche zu viele der Ressourcen beanspruchten und daher zu Engpässen führten.

Gemeinsam Pläne schmieden

Mit dem Fokus darauf, mehr Ressourcen für den Vertrieb frei zu machen, begann ich nun die bestehenden Strukturen und Prozesse auf Verbesserungsmöglichkeiten hin zu überprüfen und mögliche Komponenten, die für das Vorhaben geeignet wären, zu sondieren. Zusammen mit dem Kunden wurde beschlossen die folgenden Punkte zu fokussieren:

• Erstellen eines klaren und bruchfreien Kommunikationsweges, um so zusätzliche Zeit für aktive Vertriebsarbeit zu schaffen
• Reduktion der Kontaktverlustquote durch standardisierte Wiedervorlagestruktur
• Kundenkommunikation teilweise automatisieren um dadurch gesteigerte Wahrnehmung beim Kunden zu erlangen

Die Umsetzung

Zur Lösung dieser Punkte wurde ein zentrales CRM-System geschaffen, das mit externen Mail-Kommunikationsplattformen und Reporting kombiniert wurde. Im CRM wurden vollständige Arbeitsabläufe abgelegt und automatisiert.

Die Herausforderung bei diesem Projekt ergab sich aus den internationalen Teams, die über ganz Europa verteilt sind. Durch den Einsatz von Webkonferenzen und zentralen Aufgabenlisten wurden die unterschiedlichen Teams und deren Mitarbeiter umstrukturiert und neu organisiert.

Zeiteinsparung durch Digitalisierung wird Realität

Es stellte sich heraus, dass jeder aktive Außendienstler durch das neue System täglich 45 Minuten Organisationszeit einsparen konnte. Diese wird nun für aktive Vertriebsarbeiten genutzt. Auf das gesamte Team gesehen, entspricht dies einer jährlichen Einsparung von 3.750 Stunden.

Außerdem kristallisierte sich heraus, dass durch eine weitere Automatisierung der Kundenkommunikation, noch mehr Potential für Ressourceneinsparung vorhanden ist.  Dieses Potential versuche ich nun gemeinsam mit dem Kunden genauer zu identifizieren und in einem Folgeprojekt freizusetzen.

Haben Sie Fragen zu diesem Fall oder wollen Sie noch mehr Details über unsere Arbeit erfahren? Dann hinterlassen Sie mir gern hier einen Kommentar!