Aus der Praxis: Wie IT-Automatisierung den qualifizierten Betrieb unterstützt – Teil I

Der IT-Betrieb im regulierten Umfeld macht das ohnehin nicht einfache Umfeld der EDV-Abteilungen noch komplexer. Es muss nicht nur der „Laden am Laufen gehalten werden“, Probleme möglichst gestern erledigt sein und gleichzeitig mehr Arbeit mit weniger Teammitgliedern erledigt werden, sondern gleichzeitig müssen auch noch regulatorischen Anforderungen erfüllt werden.

Im klassischen pharmazeutischen Mittelstand bedeutet dies die Mitarbeit an der Validierung der Computersysteme, das Sammeln von Unterschriften über die Dokumentation von Standardprozesse, wie Benutzer-Onboarding, Rechteerteilung, etc, bis hin zur Pflege von ausführlichen Dokumentationen. Gleichzeitig sollten die Teammitglieder der IT-Abteilungen auch noch als Ansprechpartner und Projektmitarbeiter für neue Digitalisierungsprojekten zur Verfügung stehen. Denn oft haben die Kollegen aus der IT ein sehr gutes Querschnittswissen darüber wie Dinge im Unternehmen zusammenlaufen.

Um diesen Spagat zu ermöglichen, gehen immer mehr Abteilungen den Weg der Digitalisierung und automatisieren Teile der EDV. Die Basisidee dabei ist: Automatisiere alles, was automatisiert werden kann!

Die Ziele hinter der Automatisierung der IT?

Die Idee ist es, durch Automatisierung mehrere Probleme mit einem Ansatz zu lösen.

• IT Fachkräfte sollen von „langweiligen“ Standardaufgaben befreit werden, um dadurch mehr Zeit für komplexe Themen zu haben, welche dem Unternehmen einen höheren Mehrwert bringen.
• Die Dokumentation über ausgeführte Arbeiten und Schritte soll automatisiert und einheitlich sein.
• Der qualifizierte Betrieb soll durch die Automatisierung unterstützt und verbessert werden.
• Abläufe sollen beschleunigt werden, indem Aufgaben dort erfüllt werden, wo das Wissen dafür vorhanden ist.

Automatisierung jetzt auch im Mittelstand

Während bis vor nicht allzu langer Zeit vernünftige Automatisierungslösungen nur für große Unternehmen erschwinglich waren, sind Lösungen, welche mit angebrachte Aufwand zu stemmen sind, jetzt auch für den Mittelstand erschwinglich.  Auch wenn ich den durch das Marketing ausgelutschten Begriff ROI nicht mag, rechnen sich solche Projekte oft schon innerhalb des ersten Jahres!

Die Kunst dabei ist es, mit einem gewissen Basissatz an Prozessen zu beginnen und dabei der Versuchung zu wiederstehen, von Anfang an das perfekte System zu schaffen.

IT- Automatisierung als integrierte Unterstützung des Geschäftsbetriebs

Das ganze Potential der Automatisierung kann genutzt werden, wenn die Lösung mit den oft bereits vorhandenen Ticket-Tools integriert wird. Dadurch besteht die Möglichkeit, die größten Zeitfresser zu Beginn zu identifizieren und sich von dort aus vor zu arbeiten.

Aus meiner Erfahrung heraus sind gute Kandidaten für den Start:

• On- und Offboarding von Benutzern
• Verwaltung von Rechten
• Zugriffe auf Ordner
• Zugriffe auf Online-Anwendungen
• Softwareverteilung

Wenn Sie sich heute einen Prozess aussuchen dürften, der Ihnen das Leben schwer macht, welcher wäre das?

Mit chaotischen Grüßen,
Christof Layher

P.S. In den nächsten Wochen wird es noch einen Nachfolgeartikel zu diesem hier geben, in welchem ich genauer auf die Umsetzung eines IT Automatisierungsprojektes eingehen werde.